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L’archivage des données permet d’alléger les dossiers pour l’extraction portable et de faciliter leur sauvegarde journalière.

Archivage des dossiers

L’archivage des dossiers doit être réalisé selon l’une des deux méthodes suivantes et non pas à partir de l’explorateur Windows.
Les archivages réalisés à partir de l’application sont réversibles contrairement à ceux réalisés à partir de l’explorateur Windows.

Méthode 1

Prérequis

Pour utiliser cette méthode, vous possédez l’autorisation d’archiver et de supprimer des données Coala. Pour savoir si vous possédez cette autorisation :

1. Dans la Gestion des dossiers, accédez à l’administration du site.

   Administration > Gestion du site > Administrer le site

2. Sélectionnez la configuration Profils puis validez.
3. Dans les attributs du profil, l’option Archivage / suppression données Coala doit être cochée.
   Si ce n’est pas le cas, cochez l’option.
4. Si vous ne pouvez pas cocher l’option, contactez un administrateur.
   Dès que vous possédez cette autorisation, passez à l’étape d’archivage des dossiers.

Archivage des dossiers

Prérequis : vous devez paramétrer au préalable le répertoire d’archivage
(Traitements > Archivage > Paramétrage > Répertoire d’archivage).

1. Depuis l’Intuisage, cliquez sur la tuile Liste des dossiers.
2. Sélectionnez le ou les dossier(s) à archiver.
3. Accédez à l’archivage des dossiers sélectionnés.

   Traitements > Archivage > Archivage > Archiver les dossiers sélectionnés

4. Dans la fenêtre Archivage total, lisez les prérequis avant de confirmer l’archivage.
5. Confirmez l’archivage (Oui).

Un journal d’archivage au format txt affiche le nombre de dossiers traités. Les dossiers sélectionnés sont donc supprimés de l’arborescence de GE et archivés dans le répertoire d’archivage paramétré.

 

Méthode 2

1. Dans la Gestion des dossiers, accédez à l’administration du site.

   Administration > Gestion du site > Administrer le site

2. Sélectionnez la configuration Groupe de dossiers puis validez.
   La mise à jour des groupes de dossiers démarre.
   La durée de la mise à jour dépend du nombre de dossiers et se termine par l’affichage de la fenêtre Administration du site > profil Groupes de dossiers.
3. Déployez l’arborescence d’un groupe de dossiers.
4. Sélectionnez un dossier puis archivez-le (Clic droit > Archiver ce dossier).
5. Au premier archivage de dossier, confirmez la création d’un répertoire d’archivage nommé DOSSIERS INACTIFS dans lequel va être archivé le dossier sélectionné.
   Le DOSSIERS INACTIFS est enregistré dans le profil Groupes de dossiers.
6. Confirmez l’archivage du dossier sélectionné.
   Le dossier est supprimé du groupe de dossier dans lequel il se trouvait pour être archivé dans le répertoire DOSSIERS INACTIFS.
   Un message vous rappelle le succès de l’archivage.
7. Refermez ce message (OK).
   Pour archiver un autre dossier, répétez la procédure.

Archivage des collaborateurs

L’archivage des collaborateurs doit être réalisé à partir de l’application et non pas à partir de l’explorateur Windows.
Les archivages réalisés à partir de l’application sont réversibles contrairement à ceux réalisés à partir de l’explorateur Windows.

1. Dans la Gestion des dossiers, accédez à l’administration du site.

   Administration > Gestion du site > Administrer le site

2. Sélectionnez la configuration Entités puis validez.
3. Sélectionnez une entité.
   Pour archiver les collaborateurs de l’entité, activez l’onglet Archivage des collaborateurs puis cochez les collaborateurs à archiver.
   Un message renseigne sur la mise à jour de l’entité suite à l’archivage.

   Les collaborateurs connectés à l’application ne peuvent pas être archivés.

Archivage des activités

Pour archiver les activités, votre cabinet doit être équipé de la Facturation présente dans la Gestion des entités.

1. Dans la Gestion des entités, ouvrez une entité (Tuile Ouvrir une entité).
2. Sélectionnez une entité.

   Comme les activités sont communes à toutes les entités, l’archivage des activités à partir d’une seule entité est répercuté sur l’ensemble des entités.

3. Accédez à la Facturation (Tuile Facturation).
   Si une mise à jour de structure de la base démarre, veuillez patienter jusqu’à ce la fenêtre Facturation s’affiche.
4. Dans la Facturation, accédez aux activités.

   Paramètres > Activités / Frais et débours / Autres

5. Pour archiver plusieurs activités d’un même nœud, effectuez sur le nœud un clic droit > Archiver/Réactiver les activités et travaux.
6. Dans la fenêtre Verrouiller et archiver en rafale les activités, cochez pour chaque activité l’option Archiver puis fermez la fenêtre.
7. Confirmez l’archivage.