Comment importer et/ou Exporter les données relatives au dossier permanent des dossiers ?

Grâce à l’état Import Export Dossiers Permanent de Génération Expert, il est possible d’exporter et d’importer des données relatives au dossier permanent des dossiers.

Données contenues dans l’état

Plusieurs informations concernant l’entreprise sont présentes dans l’état, notamment :

– raison sociale

– adresse

– code NAF/APE

– siren/siret

– convention collective

– adresse mail

– n° de téléphone/fax

– coordonnées bancaires, …

La présente liste est non exhaustive.

Accéder à l’état

Pour accéder à l’état, il convient de :

Se positionner sur la page d’accueil du logiciel et ou sur l’INTUISAGE
Accéder au menu Administration | Gestion du Site | Administrer le site.
Sélectionner le menu Etats dans la boîte de dialogue qui s’ouvre.
Valider avec OK.
Dans la fenêtre qui s’ouvre :
Faire un <clic droit> sur l’état Import Export Dossiers Permanent.
Choisir soit Importer, soit Exporter selon les besoins.

La fonction d’Export

La fonction d’export permet d’exporter des informations du DP de tous les dossiers existants dans le logiciel dans un fichier au format txt.

Il est laissé à l’utilisateur la possibilité d’enregistrer le fichier à l’emplacement de son choix, et de le nommer.

Pour une meilleure lisibilité du fichier, nous vous conseillons de modifier l’extension « txt » par « xls » au moment de son enregistrement.

Exemple:
Nous souhaitons nommer le fichier Export_DP et l’enregistrer au format excel.

Nommer le fichier Export_DP.xls.

Bien renseigner l’extension « xls ».
Ne pas modifier l’extension; seul le format txt est proposé.
Enregistrer le fichier.
Le fichier ainsi créé peut alors être consulter directement ou plus tard.
Dans le second cas, il faudra absolument se déplacer à l’emplacement d’enregistrement du fichier pour l’ouvrir.
Cliquer sur le bouton Oui si le fichier a été créé au format xls.

Cet avertissement n’apparaît pas si le fichier a été enregistré au format txt.

Une fois le fichier ouvert, le fichier peut être manipulé de façon habituelle.

La fonction d’Import

La fonction d’import permet d’importer des éléments.

L’import permet soit :

– de remplacer des données en rafale ;

– de compléter des informations en rafale ;

– de créer des dossiers en rafale.

Avant de pouvoir importer des éléments, il faut avoir réalisé l’export. En effet, seules les informations prévues par la trame proposée par défaut par le logiciel peuvent être importées.

Après l’export, il ne faut surtout pas toucher à la structure du fichier ainsi généré. Il est donc interdit de :

– modifier l’ordre des colonnes ou des lignes ;

– supprimer des colonnes ou des lignes ;

– ajouter des colonnes ou des lignes ;

– masquer des colonnes ou des lignes ;

– renommer les intitulés de colonnes.

L’import peut se faire uniquement avec un format txt. Si vous avez fait un export au format xls, une fois que vous avez complété les informations souhaitées dans la trame, il faudra enregistrer le fichier au format txt.

Après avoir importé le fichier, il faut relancer le logiciel pour finaliser l’implémentation des données.

Précisions sur la création de dossiers avec l’Import
L’import permettant de créer des dossiers clients sert uniquement à récupérer des dossiers provenant d’un autre cabinet qui utilise également Génération Expert. Il faut donc disposer d’une sauvegarde de l’autre cabinet.

En effet, l’import permettant de créer des dossiers de toutes pièces ne créera pas la gestion des contacts. Le dossier sera donc créé mais inutilisable.

Dans un fichier d’import servant à la création de dossiers, il faut :

– supprimer toutes les lignes du fichier sauf la première ligne (intitulés de colonnes) ;

– remplir la colonne du code dossier (colonne A). Le code dossier saisi dans le fichier sera tronqué à 10 caractères après l’import et ne comportera pas d’espaces ;

– faire un fichier par groupe de dossiers. En effet, au moment de l’import, le logiciel demande le groupe de dossiers dans lequel placer les dossiers et à cette étape nous n’avons la possibilité d’en sélectionner qu’un seul.

Pour effectuer l’import du fichier, il est nécessaire de suivre les opérations suivantes :

Choisir le groupe de dossiers.
Confirmer la récupération des dossiers.
Renseigner la date de création des dossiers.
Valider cette date.

Vous devez absolument créer le dossier sur votre logiciel avec le même code dossier que celui de votre confrère.
Restaurer la sauvegarde du confrère.L’étape de la restauration de sauvegarde ne pourra se faire que dossier par dossier.
En effet, la fonctionnalité de restauration de dossiers en rafale n’existe pas dans le logiciel.

Il est possible de trouver le dossier importé grâce à l’état. Pour ce faire,