Générer le fichier FEC

Contexte

A compter du 01/01/2014, en cas de contrôle fiscal, le contribuable doit remettre à l’Administration Fiscale un fichier contenant l’ensemble des écritures des journaux comptables au titre de l’exercice visé dans l’avis de vérification.

Le format du fichier est imposé par la DGFiP : xml ou txt. Sage Génération Experts génère le fichier au format txt.

Le fichier généré doit être accompagné d’une documentation qui

– décrit les caractéristiques techniques de ce dernier ;

– contient les tables de correspondances nécessaires à sa lecture (par exemple en cas de gestion multi-devises).

Génération

Le fichier peut être généré

– au moment de la clôture définitive de l’exercice comptable ;

– postérieurement à la clôture.

Le nom du fichier est composé du numéro de SIREN + « FEC » + date de clôture de l’exercice (AAAAMMJJ) ; de ce fait, le SIREN ou le SIRET de la société doit avoir été renseigné préalablement à la génération.

Génération à la clôture

Lors de la clôture de l’exercice comptable, un message propose automatiquement de générer le fichier FEC. Il est alors possible de répondre :

– Non : le fichier ne sera pas généré mais pourra l’être ultérieurement sur l’exercice clos.

– Oui : le traitement continue alors comme suit :

Renseigner si la comptabilité est tenue en Recette/dépense.
Si la comptabilité est tenue en Recette/dépense, choisir un mode de règlement qui sera attribué aux lignes du fichier.

En cas de tenue en recette/dépense le fichier contient 4 colonnes supplémentaires.

Un message avertit la fin du traitement ainsi que l’emplacement du fichier. Ce dernier sera toujours placé dans le répertoire \compta\doc\exercicecomptable\ du dossier.

Génération ultérieure à la clôture de l’exercice

Il est possible de générer le fichier des écritures comptables pour un exercice après sa clôture.

Pour générer un fichier FEC postérieurement à la cloture de l’exercice, il suffit de suivre les opérations suivantes :

Se rendre dans l’exercice clos.
Se positionner sur le dernier mois de l’exercice.
Accéder au menu Exercice | Génération du fichier des écritures comptables pour l’Administration Fiscale.

Le menu est inaccessible le mois sélectionné n’est pas le dernier mois de l’exercice ou si l’exercice n’a pas fait l’objet d’une cloture.

Le processus de génération du fichier est alors identique à celui de la génération du fichier lors de la clôture de l’exercice comptable.

Document descriptif du fichier

Le document descriptif du fichier est également un fichier au format txt.

Il contient :

• Le type d’encodage choisi : UTF-8 qui permet de lire correctement les caractères spéciaux ;

• Le séparateur de zone choisi : tabulation ;

• Le séparateur d’enregistrement choisi : retour chariot ;

• Le type de longueur des enregistrements choisi : variable ;

• Le nom, la nature et la signification des colonnes ;

• Les différentes tables de correspondance :

– Table des devises si la gestion des multi-devises est installée dans le dossier ;

– Table des règlements avec les types de règlement que l’on peut choisir à la génération du fichier en cas de tenue de la comptabilité en Recette/dépense.

Ce descriptif peut être complété manuellement.