L’archivage légal est exécuté consécutivement à la clôture de l’exercice, pour éviter une altération des documents PDF entre le moment où ils sont générés par la clôture et l’archivage.

Pour effectuer un archivage légal :

1. Se positionner sur l’exercice à archiver.
2. Accéder au menu Exercice | Clôture définitive et archivage légal de l’exercice.

Les contrôles existants à l’archivage légal apparaissent dès le début du traitement pour permettre d’enregistrer tous les fichiers attendus dans les archives de l’exercice comptable.

Le contrôle sur la présence du SIREN ou du SIRET pour la génération du fichier des écritures comptables.

Le message concernant la comptabilité tenue en recette/dépense.

L’archivage légal sera également lancé consécutivement à la clôture définitive des exercices comptables précédents, lors de la clôture en rafale. Tous les contrôles seront répétés à chaque exercice concerné.

Le fichier d’archives est enregistré sous le répertoire Archive de la version de Sage Génération Expert (VersionServeurGe\Archives\dateexercice\NomDossier)

Le journal d’évènement estintégré comme document dans le fichier d’archives.

Le format de ce fichier est modifié et correspond au format asics (codedossier_dateexercice.asics).